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浅谈如何做好档案管理工作的基础

时间:2014-05-19 16:20来源:未知 作者:赵春吉 点击:
档案是指在各项工作中形成的,具有保存价值的,各种形式和载体的历史记录,是领导决策的依据,是对工作查考的凭证,也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料,因此每个单位对于档案的管理都有着自身的要求,本文就针对如何做好档案管理做一些基础的探讨。
一、前言
档案是一个单位发展历程的记录,是一个单位所有事情的留底,因此科学规范的对档案的管理,是衡量一个单位管理水平的重要尺度。单位档案不仅仅记载着这个单位发展史上的优秀成果,同时也是研究本单位的业绩和科学发展提供了第一手资料。一方面档案可以让单位的管理层及时的了解单位的整体状况,为公司的战略规划提供实施的依据,另一方面可以对于已有的成绩进行梳理,从而提高公司的集体荣誉感,也会为公司进一步的发展提高一些良好的思路。因此优秀的档案管理十分的必要。
二、优秀档案管理的基础
首先是确认档案管理的重要性,现在很多人对于档案管理的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理的工作可有可无,加上有部分档案管理从业人员自生就缺乏档案管理工作重要性的认识,在档案管理的日常工作中缺乏责任感,从而导致档案管理工作在整个企业中的作用进一步弱化,所以档案管理工作的第一步是要改善人们对于档案管理重要性的认识,从思想上重视档案管理工作,强化档案管理工作人员的责任意识和使命意识。其次是优秀的档案管理需要有优秀的档案管理人才,在日常的档案管理工作中优秀的人才必须有着高度的责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神及扎实的档案管理的理论知识。档案是一种价值无量的信息资源,要开发利用这种资源,必须从研究利用效果出发,研究档案的利用价值和影响档案利用的诸因素,以便获得最佳利用效果。档案管理人员必须具有一定的管理素质,不仅仅懂得档案管理知识,还要知晓有关专业情况;同时还需要了解馆(室)藏档案资料内容,掌握各种档案资料的应用范围;既要知己一一熟悉缘底,又要知彼一一了解社会需要。还要改进工作方法,提高服务质量,才能做好提供良好的服务。
再者是完善的档案管理制度,一个公司档案管理的好坏很大程度上由其档案管理制度决定的,优秀的管理制度可以使得整个公司的档案管理分级明确,类别清晰。通过完善的档案管理制度,确认档案人员的管理职责及对口人员,对于档案的日常行为工作进行规定,并对档案服务的内容进行描述确认,通过优秀的制度设计可以提高档案服务的质量和效率。建立完善的档案工作网络,由领导负责包括业务档案在内的档案工作领导、规划,提出业务档案工作的总体要求,制定具体的业务和各项管理制度,对档案管理进行监督指导。指定专人进行档案管理,对档案进行分类整理,立卷,保存。最后要有着严格的档案借阅手续,杜绝档案的乱发,保持可追溯性和档案的完整性,防止档案的分散流失随着数字化的社会的发展,档案管理也进行数字化的改革,对于数字化改革的档案管理需要进行数字化的人才对于档案进行管理,数字化提高了档案管理的效率,但同时也提高了档案管理者的素质需求,现在的一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法进行日常的档案管理,档案管理与提供利用的效率远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后,给档案工作带来消极后果,主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用的需求。需要加强数字化及数字化设备的日常档案存储能力,对于照片,音频,影像等记录需要独立成分,并且辅助以文字标记,力求可以长久保存。
安全是档案管理工作的一个重要方面,档案的安全涉及到整个企业,单位的所以机密,不同的密级档案需要安照规定防止,对于需要回收的档案要安照回收处理办法对档案进行回收,需要保存的档案需要按照要求进行保存,从而确保档案的保存完整和可追溯。对于存档的文件需要有着标准化的格式和装订模式,从而实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化,检索便利,从而防止在日常行为出现泄密等情况。
结束语
档案管理工作需要立足于我国现代企业管理的现状,逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员的工作热情,吸收和借鉴优秀的档案管理工作的研究成果,指导我国的档案管理工作,不断促进档案管理的工作适应社会发展的新形势。经过实践证明,与传统档案管理工作模式相比,电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。因此未来的发展形势中,电子文件的管理将在可见的未来成为一个主流的存档形势。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。只要我们抓住机遇,避免消极因素带来的不利影响,结合世界的优秀经验并发挥我国的特点,坚持走自主的档案管理道路,实现档案管理工作的规范化,科学化,法制化,这样才能使得档案管理有着美好的未来。
参考文献:
[1]金明花.浅谈如何做好档案管理工作[J].城市建设理论研究,2013,(20).
[2]李泉利.浅谈如何做好档案管理工作[J].信息科技,2011,(11).
[2]于红.浅谈如何做好档案管理工作[J].华章,2012,(16). (责任编辑:铅笔画圆)

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